档案馆的功能、属性和建筑建设的方针原则
档案馆建筑作为一个档案工作的载体和场所，在档案馆功能实现、属性体现中，具有至关重要的作用。它的建设必须遵循一定的方针和原则。
一、档案馆建筑建设方针原则的重要性
改革开放后，随着国家整体进步和全面发展，我国的档案馆建设一直热度不减，尤其是近几年来，在许多地方掀起了新的建设高潮。尽管西部和偏远地区的档案馆建设还存在许多困难，但大部分地区的档案馆建筑不断推陈出新，就北京来说，目前在建的都是改革开放后的第二个新馆，这些都充分说明，政府对档案工作的重视程度正在不断加强，社会各项事业对档案馆工作的需求正在日益扩大，档案馆自身正在不断完善。我们在欣慰的同时，也应清醒地看到，建筑物的弃旧迎新也伴随着财力、物力的浪费和对环境的污染，抛开面积不足、功能不全等因素，档案馆的新未必全是好事，档案馆的旧也并非都是坏事，档案馆本身作为历史文明的见证，我国正缺少了历史悠久、至今仍在使用的档案馆建筑，兰台、中观等最初形态的档案馆已不复存在，我们只能从历史上去研究。相比之下，国外的仍保存有不少历史档案馆，如法国的国家档案馆，在拿破仑时期建造，自1808年就开始使用，至今已有100多年历史；墨西哥的国家档案馆是中世纪的一个监狱，外围呈8条放射线状，作为库房使用，中间用作展览场所，使用非常方便，关键它是一座历史悠久的建筑，具有浓厚的文化氛围，档案馆建筑本身就具有档案和文物价值，与馆内设计也非常协调，目前仍是中美洲最漂亮、最坚固的建筑之一。
但近20多年档案馆建筑的不断更新，至少说明了两点，一是改革开放后国家大踏步地发展，二是一些档案馆建筑经受不住历史和时间的考验。造成以上遗憾的原因很多，包括政治、经济等多种因素，主要有三个方面，一是面积不够，二是不美观，不象文化设施，三是功能不全，不实用。这些问题不但在档案馆建设中存在，在其他部门的基建中也普遍存在，如机关办公大楼在建设时缺乏通盘考虑，各个部门自行其事，资金使用上遍地开花，给老百姓办事带来极大不便。究其原因，不外乎经济条件制约，国家对消费领域的宏观调控以保证生产投入，廉政建设以节约开支等。在档案馆建设中出现的不少问题，也有以上原因，但更主要是对档案馆功能属性认识不到位。对档案馆建筑方针的认识，是建立在档案馆功能属性的认识上的，而对档案馆功能属性的认识又不能脱离档案馆的社会环境和工作实践。特别是我国是一个发展中国家，西部、边缘地区的财政状况比较困难，另外，中国作为近现代意义上的档案馆，其时间也不长。当前是档案馆建设的春天，各地档案部门在“三个代表”的指引下，围绕国家经济建设大局，在创新服务机制，拓展服务功能，作了很多尝试特别是国家档案局在2000年提出按照“两个基地，一个中心” 建设档案馆目标后，档案馆事业进入新的发展阶段，档案馆建筑方针原则问题日益突出。
我们可以设想，如果不从现在去冷静地研究、思考档案馆建筑建设的方针原则，我国各个地方的档案馆建筑建设就永远走不出“建了拆，拆了建，再建，再拆”这样一个往复循环的怪圈。北京市档案馆就是其中一个例子，它在1995年建成投入使用后，也曾独领风骚，获得了许多好评，但经过几年的使用，问题不断显现，如没有展厅，一楼缺少一个赏心悦目的大厅，库房、公众活动区、办公技术用房3个功能区域区分不明显等。所以在档案馆建馆问题上，一方面要积极争取，另一方面要等时机成熟，蓄势而发。如条件不成熟，往往会欲速而不达。
二、档案馆的功能和属性
档案馆是一定社会条件下的产物，是社会政治、经济基础的反映，研究某一社会形态下的档案馆不能脱离当时的社会条件。档案馆的功能属性包括自然功能和社会功能。自然功能是指那些不随档案馆的发展而变化，为不同时代、不同类型的档案馆所共有的那些功能，即收集、管理和提供利用。各国在建设档案馆时，都把档案馆的自然功能放在首位。如美国盐湖城的一个早期档案馆建在山洞之中，建设成本非常高，说明了当时对档案保管工作的重视；日本的所有档案馆都有特藏室，内部全是散发香味的木头装具，属绿色环保型，有助于档案的永久、长期保管；追溯到国内，国民政府在1928年就对档案的立卷、借阅等有明确的规定。档案馆的社会功能与自然功能相互关联，不可分割，是自然功能的延伸和发展。档案馆的自然功能能超越时空，只有量的增减，而无质的变化，档案馆的社会功能却要接受社会制度和一定发展阶段的影响，随时予以变化、发展和调整。社会功能主要包括8个方面。
（1）保存人类文化遗产功能
交流和传播是人类社会赖以生存和发展的基础，人类最初的交流是借助肢体和语言来实现的，但这种交流具有很大局限，无法避免失真和遗忘，为此，人类又发明了文字，再后，图书馆、档案馆作为人类大脑的延伸而诞生了。人类知识的延续对人类的发展至关重要，牛顿曾说过：“假如我比别人看得更远些，那时因为我站在巨人的肩膀上”，人类的创造、记录、再创造、再记录，谱成了人类的发展史。档案馆、图书馆和博物馆作为世界公认的保存人类文化遗产的三大支柱，档案馆又因其原始性、本源性，具有独特的、不可替代的作用，正如第十二届国际档案理事会主席瓦洛所述“众所周知，档案馆是政府、社会和公民所有权利和义务的权威证据，是我们文化遗产不可替代的一部分，我们档案部门要生存、要发展、要拯救世界记忆，必须依靠于生命之树，具有若干分支和根系的记忆之树”。
（2）维护历史真实面貌功能百年人生是漫长的，但就历史长河来说，又是短暂一瞬。在漫长的历史进程中，如果不是档案的记载，历史就会成为空白。人们可以想像，如果没有档案馆（库）千百年来的绵延建设，如果没有档案工作者品胼手胝足的劳动，我们华夏儿女哪有读《史记》、观《通鉴》的福份？甚至至今也不知“秦皇汉武”、“唐宗宋祖”为何许人也，或者错把岳飞当秦桧。（3）资治襄政功能
现代社会正迈向信息时代，知识经济已初露端倪，档案馆及其档案的资治襄政功能越发明显和突出起来。因为现代社会各种管理的成败都有赖于科学决策，而科学决策离不开功能齐全、真实确凿的信息咨询支持系统，档案信息是这一系统的基础组成部分。档案馆的资政功能在国内外都很重视，如韩国的国家档案馆被称为“政府记录保存所”，在中央政府大楼里面。
（4）繁荣科研功能
科学研究，无论是自然科学研究还是社会科学研究都离不开对档案直接和间接的参考利用。为了保证研究的科学性、准确性，必须拥有第一手的资料，借鉴前人的研究成果。档案在天文等研究中的作用更加明显，如一史馆保存的明清档案资料，至今仍在天体研究中发挥重要的作用。
（5）发展经济功能
国家档案馆的档案对经济建设的作用是多方面的，除为战略研究、宏观决策、经验借鉴、纠纷化解、秩序维护等提供材料依据外，还有一种十分明显的作用，即通过文化与经济联动共振，促进经济的发展。进入新世纪后，经济发展呈现以下特点：一是经济文化一体化产业逐步成为最具活力和魅力的主体产业，二是传统产业的文化含量急剧增长，其高低决定了产业的发展前景。档案馆与经济文化互动，开拓一些新型产业，前景非常广阔，如北京不少老字号，主动与档案馆联系，共同挖掘老字号的有关档案史料，在店堂举办展览，取得了意想不到的效果。
（6）推进民主功能
民主原意是多数人的统治，人民当家作主，国家权利属于人民。江泽民总书记指出，进一步扩大民主，健全法制化建设，是国家长治久安的重要保证，是社会主义文明进步的重要标志，共产党执政就是要实行民主选举、民主管理、民主决策、民主监督，保障人民依法享有广泛的权利和自由，保障人权。而要保证民主，首先要让人民知道国家的工作情况和公务员行为，档案馆是保存国家机关及公务员工作情况的文件和档案的场所，是广大人民群众国家机关及公务员工作情况的窗口，其作用不言自明。
（7）社会教育功能
档案馆具有社会教育功能，是由档案馆馆藏决定的，丰富多彩、真实生动的档案材料是档案馆社会教育工作的雄厚基础和坚强后盾。历史普及、道德教化、思想养成和知识传播等是档案馆社会教育工作的重点目标。法国档案馆50年代就成立了教育处，专门为青少年提供爱国主义教育；美国国家档案馆在一楼展示《独立宣言》，每年接待大约100万观众。我国作为社会主义国家，档案馆在这方面大有可为。档案馆通过举办展览，一方面可以增加利用人数，另一方面可以提高全社会特别是青少年的档案意识，普及档案知识，为档案馆的长远发展打下了基础，第三，促进档案馆整体工作的提高，特别是收集工作得到了加强，第四，可以增加档案馆和社会各界、新闻媒体的接触。据统计，北京各级档案馆在1996至2000年，共举办了163个展览，参观人次达到了391万，其中市馆举办了27个展览，参观人次为253万，不少展览都得到了社会的广泛好评。
（8）休闲消遣功能
迎合百姓休闲需求，繁荣档案工作，是一个难得的机遇。北京顺义区档案馆率先在九七年“十一”黄金周开放，每天有230参观人次，得到了社会、新闻媒体的高度评价，被称为“十一黄金周的好去处”。北京一个区档案馆在2001年共接待2050多人次，其中因私利用占71%，这反映了随着生活水平的提高，老百姓的精神需求正在不断增长，第十四届国际档案大会将档案的休闲功能列入了主题，充分说明了档案在休闲社会中的作用。英国著名档案学家迈克尔?库克提出：“整个社会应该把档案馆看作是它的一个文化机构，即使是贴上‘文化娱乐’、甚至‘消遣’的标签也是无可厚非的。虽然档案馆像博物馆和参考图书馆一样与纯娱乐性机构相比有更严肃的目的，但是它们有个共同点：如果人们愿意，闲之无事时，就可以去这些由社会建立起来的机构，按照个人兴趣进行活动。”。
二、档案馆的属性
档案馆的属性包括一般属性和特殊属性，档案馆的社会性、政治性等都是档案馆的一般属性，分别介绍如下。
（1）社会性
档案工作是一项永恒性的事业，它深深植根于人类社会之中，不仅在人类文明的产生、发展中伴随，而且随人类文明程度的提高和对档案利用需求的增长，它越来越深入地渗入到人类社会的方方面面。正如国际档案理事会主席王刚同志指出：“档案馆是社会大系统的一个组成部分，无论是对社会的纵向发展或横向联系，档案馆所拥有的档案都称得上是维系的纽带和联系的桥梁，档案贯穿着人类文明的始终，档案渗透于人与人的各种关系之中，只要人与人的关系存在，就会有档案存在。”。
（2）服务性
近、现代的各级国家档案馆，服务范围遍及社会的各个角落，服务对象是社会的广大公民。服务性是档案馆赖以生存和发展的基础。
（3）文化性
文化性所阐述的主要内容在于：档案馆馆藏是汇积起的国家“记忆”，是国家珍贵的历史文化财富，是人类文明进步的阶梯。档案、图书等人类信息载体材料和档案馆、图书馆等人类信息收存、开发机构作为信息加工存储器官—人类大脑的延长物，在人类文明、文化昌明的历史进程中，发挥了阶梯的作用。
（4）政治性掌握着国家政权的社会政治集团或政治统治者，总是要把档案馆置于其政权的直接控制之下（不管其隶属关系的形式如何），来为其政权服务。
（5）行政性
档案馆的档案大都来自国家行政机关，是行政工作的记载，具有以下作用：帮助从政人员了解本机关的工作历史；为从政者提供可供效仿和借鉴的成功实例；有助于从政者贯古通今，探索管理规律，提高从政水平；可作为从政者化解矛盾的凭证。
（6）知识性
档案馆的知识性则是由其所存档案来源于人类认识世界和改造世界的实践活动这一特点决定的，档案是知识的载体。
（7）教育性
档案馆具有丰富的史料，是开展爱国主义教育的理想场所。
（8）学术性
档案馆的学术性主要取决于两个方面：第一，档案馆工作是科学研究的先决条件之一。第二，档案馆工作本身具有学术性。
以上都是档案馆的一般属性，许多社会机构如图书馆、学校都部分或全部具备以上属性。通过收集、管理和利用对本地区或国家具有长期和永久价值的档案，为当今和未来的社会各项事业提供服务，是档案馆的本质属性。除了档案馆的一般属性和本质属性外，我们还应看到，档案馆属性具有多重性，要处理好以下几个关系：
（1）收藏性和利用性的统一
对只看重档案现实利用而轻视档案收藏的急功近利的狭隘利用主义同样应该坚决反对。档案馆工作以利用为目的，这个利用理应既包括现实利用，也包括未来利用。
档案馆应大力开发档案信息资源，但也同样应坦然面对档案收藏，牢固树立为未来存史的意识，毫不偏废地担当起它的双重责任。
（2）行政性和学术性并重
我们把档案馆定义为：一个具有一定行政管理职能的学术性机构。
（3）政治性和文化性共存
在每个国家中，档案工作都是同国家政权的存在与运转密不可分的。但同时也应该承认，文化虽有政治斗争的功能，但政治性却并不能完全涵盖它。在政治功能之外，文化也有娱乐功能和其他功能。
（4）开放性和封闭性相结合
对需要保密的档案的利用要进行一定的限制，这即可理解为档案馆的封闭性。看不到或根本不愿承认档案馆封闭性的一面，决不是实事求是的态度。另外，这里使用的“封闭性”是一个狭义概念，现代档案馆则应是一个开放型的系统。
（5）现实性和潜在性同在
明白档案馆现实性和潜在性同在的道理，一方面要反对看待档案馆作用上的急功近利即“重用轻藏”的思想，社会各方面都要以为了明天，为了千秋万代造福的心态看待档案馆工作。另一方面，也要防止以“潜在性”为借口，在档案馆功能开发和利用上产生的惰性，即反对“重藏轻用”的思想。
三、档案馆建筑建设的方针原则
（一）档案馆建筑建设的方针
档案馆是衡量一个城市（地区）和国家文明程度、管理水平和发展水平的重要标尺之一。在许多国家，档案馆和图书馆、博物馆、美术馆、文化馆一起，是很具品位和特色的文化场所，其建筑是和所在行政区域或国家历史相匹配的标志性建筑。档案馆建筑建设所要瞄准的方向和目标是：档案馆建筑设计既要考虑档案保管的特殊需要，又要适应档案利用的文化性、开放性和民众性等特点，使之成为本地区或国家文化资源建设的有机组成部分；既要考虑现实又要着眼未来，使之成为经得住时间考验得本地区或国家得标志性建筑。
（二）档案馆建筑建设的基本原则
（1）文化性
档案馆的文化性不仅来源于它的馆藏和功能目的，而且也体现在它的建筑特点上，或说其建筑物要为文化圣殿的构筑服务。
为体现档案馆建筑的文化性，至少要注意如下四个方面：第一，建筑物要有生动的个性。第二，建筑外观要与国家或所在地区、城市的历史、现状相称。第三，在选址布局，规划设计上要与图书馆、博物馆等文化设施有所协调。第四，在环境营造和设施设置上要有文化品位。
（2）开放性
虽然档案馆的档案不可能全部向社会开放，但就整体而言，档案馆是面向公众开放的社会设施。
（3）民众性档案馆的建筑和设施要体现以人为本的思想。
（4）安全性
档案馆的安全和档案馆利用者与工作人员的安全都是需要认真考虑的。
（5）兼容性
档案馆必须认真考虑和实施以档案为主，多种信息综合管理和开发的问题。要在见证历史、面向民众的政务信息发布中心、爱国主义教育基地、电子文件的保存中心、商业化档案馆等方面发挥积极的作用。
（6）发展性
档案馆的发展性集中体现在两个方面：一是随着业务的不断扩大，档案馆建筑的可用空间不断减少的问题；二是档案馆部分设施、功能因地制宜地调整和改造的问题。针对第一个问题，要在现实允许的情况下，尽可能在规划占用土地和建筑施工面积方面放宽一些，避免刚一落成便不敷使用，同时一旦将来需要又可进行续建或扩建。针对第二个问题，主要是考虑调整和改造的方便，如在现实允许的情况下，尽可能减少建筑物内部承重隔断墙，电力、通讯和给排水都有调整、改向的余地等。
随着社会物质文明和精神文明建设的快速发展，社会公众已开始对档案馆表现出愈来愈浓的兴趣，车马渐兴正在替代门庭冷落的情景。这不仅反映出我国人民在物质生活提高后对精神生活的迫切需求，而且也昭示了我国的档案馆事业必然有大发展的前程。所有这一切都要求我们在考虑档案馆建设时，“风物长宜放眼量”。